Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) 2025 zwischen Pflicht, Haftung und Praxis. Was Geschäftsführer jetzt wissen müssen!

Geschätzte Lesezeit: 9 Minuten, die Ihnen tausende €uro bringen können.

Gesundheit im Unternehmen war früher „nice to have“. Heute ist sie Chefsache, mit klaren Pflichten und echten Haftungsrisiken. Seit 2013 müssen psychische Belastungen verbindlich in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden; zusätzlich greift bei längeren Ausfallzeiten das BEM-Verfahren. Wer hier nur halbherzig agiert, riskiert Bußgelder, Imageschäden und Produktivitätsverluste.

Wussten Sie schon? „Psychische Belastungen“ sind seit 25.10.2013 ausdrücklich im Arbeitsschutzgesetz genannt (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG) 【BAuA】 .

„Wussten Sie, dass Betriebliches Gesundheitsmanagement seit 2013 nicht mehr nur eine freiwillige Leistung ist, sondern gesetzlich verpflichtend und dass Geschäftsführer, Inhaber und Personaler persönlich haften können, wenn sie die psychische Gefährdungsbeurteilung vernachlässigen?“

Besonders brisant ist, dass die Aufsicht (staatliche Arbeitsschutzbehörden und Unfallversicherungsträger/Berufsgenossenschaften) die Gefährdungsbeurteilung inkl. Psyche prüft. Dafür gibt es gemeinsame Leitlinien der GDA, die Beratung und Überwachung regeln. Eine Checkliste in Excel oder ein loses Gesprächsangebot sind nicht ausreichend. Studien und Behördenberichte zeigen, dass nur eine Minderheit der Betriebe die psychische Gefährdungsbeurteilung vollständig umsetzt. Die entscheidende Frage lautet daher „Wie haben Sie es geprüft und wie dokumentieren Sie es“?

Der rechtliche Rahmen. Von der Kür zur Pflicht

• Gefährdungsbeurteilung (GBU) inkl. Psyche. Pflicht seit 2013. Arbeitgeber müssen psychische Belastungen systematisch ermitteln, beurteilen, Maßnahmen ableiten und dokumentieren (§§ 5, 6 ArbSchG).

• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM). Pflicht seit 2004. Bei > 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit in 12 Monaten muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das betrifft selbstverständlich auch psychische Erkrankungen.

• Betriebsärztliche & sicherheitstechnische Betreuung (DGUV Vorschrift 2) Unternehmen müssen sich durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit betreuen lassen, auch mit Blick auf psychische Belastungen.

Wussten Sie schon?

Die GDA-Leitlinie legt ausdrücklich den Rahmen für Beratung und Überwachung durch Aufsichtsdienste der Länder und der Unfallversicherungsträger fest. Es wird also tatsächlich geprüft.

Haftungsrisiken & Aufsicht. Was droht, wenn man’s schleifen lässt?

• Ordnungswidrigkeit nach ArbSchG | Verstöße gegen arbeitsschutzrechtliche Pflichten können mit Bußgeldern geahndet werden (§ 25 ArbSchG). In schweren Fällen greift sogar § 26 ArbSchG (Geld- oder Freiheitsstrafe).

• Aufsichtsrealität | Staatliche Arbeitsschutzbehörden und Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften) beraten und überwachen; Ergebnisse von Betriebsbesichtigungen werden gegenseitig anerkannt. Konzerne wie KMU werden adressiert, formale GBU-Psyche „pro forma“ (Excel, unverbindliche Gespräche) reicht nicht.

• Umsetzungslücken | BAuA-nahe Forschung und internationale Reviews zeigen „große Defizite“ in der Praxis. Vor allem in kleinen Betrieben. Das Risiko liegt weniger in „gar nichts tun“, sondern in unvollständigen Prozessen ohne belastbare Dokumentation und Wirksamkeitskontrolle.

So wird BGM rechtssicher & praxistauglich | Der 7-Schritte-Fahrplan

1. Vorgehen planen & Bereiche festlegen
2. Belastungen ermitteln (Befragungen, Beobachtungen, Workshops)
3. Beurteilen (z. B. Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, soziale Beziehungen)
4. Maßnahmen entwickeln & umsetzen
5. Wirksamkeit prüfen & nachsteuern
6. GBU aktualisieren
7. Dokumentation sichern

Praxisbox „Burnout-Präventionsgespräch“ sinnvoll einsetzen Gespräche zur Entlastung/Prävention sind keine eigenständige Gesetzespflicht, aber eine sachgerechte Maßnahme, wenn die GBU-Psyche relevante Belastungen zeigt oder im Rahmen des BEM. Worauf es dabei ankommt, sind Struktur, Datenschutz und Nachweisbarkeit.

Rechnen statt hoffen. Was Krankheitstage wirklich kosten.

Die BAuA hat für 2022 berechnet:

• Produktionsausfallkosten pro AU-Tag: 140 €
• Gesamte volkswirtschaftliche Ausfallkosten pro AU-Tag: 494 €【BAuA, „Volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2022“】

Ein Krankheitstag kostet Unternehmen also im Schnitt 494 € pro Mitarbeiter, weit mehr als oft angenommen.

Beispielrechnung:

• 50 Mitarbeitende × Ø 20 Krankheitstage/Jahr = 1.000 AU-Tage
• 1.000 × 494 € = 494.000 € Kosten pro Jahr

Das zeigt, warum Investitionen in ein funktionierendes BGM schnell rentabel sind.

Absentismus, Präsentismus & Fluktuation. Die drei Kostenfallen.

• Absentismus | Klassische Fehlzeiten durch Krankheit oder AU. Direkt messbar und teuer.
• Präsentismus | Mitarbeitende sind körperlich anwesend, aber gesundheitlich eingeschränkt (z. B. durch Stress, Erschöpfung). Laut Studien entstehen hier 2–3 Mal höhere Kosten als durch Absentismus.
• Fluktuation | Kündigungen oder krankheitsbedingte Ausstiege führen zu Recruitingkosten, Einarbeitung und Know-how-Verlust. Als Faustregel gilt ein Jahresgehalt pro verlorenen Mitarbeiter.

Diese drei Faktoren zusammen sind der eigentliche „Kostenblock“ für Unternehmen und lassen sich durch professionelles BGM spürbar senken.

Handlungsempfehlung für Entscheider (Quick-Check)

• Haben Sie eine aktuelle, dokumentierte Gefährdungsbeurteilung Psyche?
• Ist Ihr BEM-Verfahren rechtssicher aufgesetzt?
• Sind Betriebsarzt & Fachkraft eingebunden?
• Nutzen Sie valide Methoden (Befragung, Workshop, Interview)?
• Haben Sie eine Wirksamkeitskontrolle mit Kennzahlen?